6. Herramientas para trabajar de manera colaborativa en una asociación

Hay una palabra clave para este post en el título: colaborativa.

El trabajo colaborativo supone poner en común conocimientos, materiales e ideas con la finalidad de compartirlos, normalmente de forma desinteresada para construir un conocimiento común que se pueda utilizar globalmente.

A lo largo de este post, voy a darte el nombre de la mayoría de herramientas que he usado para trabajar en equipo (y, muchas veces, en remoto) en la asociación universitaria de la que formé parte durante tres años y medio.

Creo que es importante decir que trabajé liderando la parte de Comunicación de Start UC3M, así que es bastante probable que mi lista esté un poco sesgada por herramientas que ayudan a comunicar y por herramientas con bastante peso visual.

El objetivo de todo esto es que te lleves una lista de herramientas que: aporten seguridad de almacenaje y espacio ya que no te quitan espacio local; posibilidad de trabajar online y alta accesibilidad sin necesidad de instalar nada, ya que la mayoría son SaaS (Software as a Service).

 

Lo primero de todo: organizar proyectos.

• Trello. Funciona por tarjetas (cards) a las que les puedes añadir deadlines, responsables, bullet points…
• Airtable. La mejor manera de tener acceso a una base de datos de manera visual. Airtable es un híbrido de hoja de cálculo y base de datos, con las características de una base de datos pero aplicada a una hoja de cálculo. Los campos de una tabla de Airtable son similares a las celdas de una hoja de cálculo, pero tienen tipos como ‘checkbox’,’número de teléfono’ y ‘lista desplegable’, y pueden hacer referencia a archivos de otras bases de datos.

 

Almacenar documentos

Estas son algunas de las herramientas para hacer una gestión documental y almacenar todos los archivos en la nube.

• Google Drive
• Dropbox

 

Gestión documental

Para evitarte problemas de compatibilidad, yo si fuera tú siempre crearía los archivos dentro de las nubes que te he dicho antes. En ellas, tienes acceso a “programas” como:

• Google Docs, Google Sheets y Google Slides
• Paper de Dropbox. Esta me parece especialmente atractiva por sus posibilidades: puedes crear hasta Diagramas de Gantt.
• PasteApp de WeTransfer. La mejor herramienta para hacer presentaciones atractivas sin decidir nada por ti mismo sobre el diseño. Te facilita la inserción de un montón de tipos de archivos. Sí, GIFs también.

 

Envío documental

Para poder enviar un documento, hay veces en las que es súper fácil porque puedes mandar un simple enlace para compartir por email, Slack… o como consideres. Pero hay veces que surgen dramas, cuando lo que quieres enviar pesa mucho como por ejemplo, las fotos de un evento.

• WeTransfer
• Mega

 

Comunicación de equipos

No, WhatsApp no cuenta. WhatsApp solo entra en esta lista para hablar de motivación de equipos, de animar a la gente para quedar a tomarse una caña y salir un poco de la rutina de trabajo.

• Gmail para enviar correos electrónicos.
• Slack para chatear por distintos canales según el tema/vertical del que estés hablando. Tiene un montón de posibilidades de conexión con otras aplicaciones.  
• Zoom para hacer videollamadas y chatear.

 

Hosting para tu web

Hay mil opciones, pero busca siempre uno que además de buen precio, te de cosas tontas gratuitamente como el certificado SSL o un buen Panel de Control para evitar llamar cada vez que tienes un problema con tu web o tu correo corporativo.

• CDMON
• Dinahosting
• Siteground

 

Creación de web

Si, necesitas una web. Debes comunicar a la gente de tu universidad qué haces, quién forma parte del equipo, qué eventos y actividades tenéis a la vista, recursos emprendedores a partir de un blog…

• La herramienta más completa es WordPress.org, a la que le puedes añadir una plantilla de Themeforest para agilizar el diseño.
• SquareSpace está bien
• Con Weebly puedes salir del paso
• Instapage tampoco está mal para crear landing pages.

Por cierto, espero que nunca uses Wix.

 

Herramientas de diseño

Además del paquete Adobe y Sketch App que son muy profesionales pero no son colaborativas, te recomiendo estas:

• Figma. La más profesional y completa que hay en el mercado que sea colaborativa y gratuita. Su foco es el diseño digital.
• Canva, para realizar cosas rápidas como banners, pero nunca para logos.

 

SEO

Lo mejor que puedes hacer para tener consejos y control del posicionamiento orgánico de tu web, es:

• Añadir el plugin de Yoast SEO a tu WordPress
• Usar el análisis gratuito que ofrecen herramientas como Marketgoo
• Google Trends
• Google Analytics

 

Herramientas de Marketing digital

El marketing digital es un concepto muy amplio. Nosotros, en la asociación usamos:

• Mailchimp para mandar comunicaciones a las personas que están suscritas a nuestra newsletter.
• Buffer está más orientada a programar redes sociales.
• Hootsuite para programar y monitorizar redes sociales.

 

Podría haberte dado muchas más, pero creo que es mejor no agobiar. Estas, te aseguro que las hemos usado y que son gratis o tienen una versión Freemium -excepto los hostings-.

Si tienes preguntas, no dudes en escribirnos a hello@startuniverse.org o poner un comentario en el post, que para eso estamos.

Carmen Fernández, Ex-Responsable de Comunicación en Start UC3M.

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